Poikkeusolojen vuoksi on voimassa väliaikainen laki, jonka mukaan yhdistysten vuosikokouksissa saa tietyin edellytyksin käyttää etäosallistumista tai asiamiestä, vaikka tällaisia järjestelyjä ei ole sallittu yhdistyksen säännöissä, eikä yhdistys ole hyväksynyt etäosallistumista varten laissa tarkoitettua äänestys- ja vaalijärjestystä. Laki on voimassa 30.6.2021 asti.

Toisin kuin viime keväänä, ei nykyisen poikkeuslain mukaan sääntöihin perustuvaa kokousta voi kuitenkaan enää siirtää myöhemmäksi eli kokoukset tulisi pitää sääntöihin kirjattuna ajankohtana ja käyttää tarvittaessa apuna esimerkiksi etäosallistumista.

Yhdistyksen kokouksella on kuitenkin aina oltava virallisesti jokin fyysinen paikka. Käytännössä paikan päällä voivat olla esimerkiksi vain puheenjohtaja ja sihteeri, ja muut osallistuvat kokoukseen etäyhteydellä. Jäsenille pitää lain mukaan periaatteessa antaa mahdollisuus osallistumiseen paikan päällä, mutta käytännössä voi sopia/suositella, että turvallisuussyistä tai määrättyjen kokoontumisrajoitusten vuoksi kokoukseen osallistutaan etäyhteydellä. Kokouskutsussa tulee mainita etäosallistumisesta.

Mikäli jäsenillä on haasteita etäosallistumiseen ja digilaitteiden käyttöön liittyen, on sallittua käyttää avustajaa (digiavustaja). Poikkeamislain mukaan yhdistyksen hallitus voi myös sallia, että asiamies voi edustaa yhtä tai useampaa jäsentä valtakirjalla yhdistyksen kokouksessa joko paikan päällä tai etäyhteydellä. Tästäkin on oltava maininta kokouskutsussa.

Osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus pitäisi etäosallistujien osalta pystyä selvittämään tavallisessa yhdistyksen kokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla. Mahdollisiin äänestyksiin on hyvä varautua etukäteen.

Lisätietoja:

PRH / Yhtiökokoukset ja yhdistysten sääntömääräiset kokoukset

Finlex / Laki väliaikaisesta poikkeamisesta osakeyhtiölaista, osuuskuntalaista, yhdistyslaista ja eräistä muista yhteisölaeista covid-19-epidemian leviämisen rajoittamiseksi